PRAKTEK MENANGANI AGENDA PERJALANAN BISNIS


PRAKTEK MENANGANI AGENDA PERJALANAN BISNIS

Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan secara profesional

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan informasi yang diperlukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas; (2) membuat Itinerary; (3) mempersiapkan kelengkapan perjalanan;   (4) menjelaskan uang perjalanan, (5) mengurus pengangkutan; (6) mengurus penginapan; (9) membuat laporan biaya perjalanan

A Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan  dari segala jenis transportasi, bagaimana   prosedur nya, pelayanannya  serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah.

Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani  perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri.  Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :

  1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
  2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?
  3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?
  4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
  5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.

B. Daftar  Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana  tentang kegiatan yang dilakukan selama   perjalanan. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan  dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.

Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan  sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

  1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan. Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya
  2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
  3. Tiket perjalanan
  4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
  5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
  6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
  7. Surat keterangan sehat dari dokter
  8. Daftar  perjalanan
  9. Peta kota yang akan dikunjungi
  10. Paspor

Selengkapnya silahkan download praktik_perjalanan_bisnis

About these ads

2 thoughts on “PRAKTEK MENANGANI AGENDA PERJALANAN BISNIS

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s